日の記し ★ヾ(´・ω・`)ノ.: 。☆彡 ・☆

社会の底辺で生きてきて68歳になりました。後悔ばかりの人生でしたが、それもしかたがないことです。〈初期仏教〉を信じているので、なんとか暮らしています。訪問していただいて感謝しています。ありがとう。<m(__)m>

『文章のルール』

 おはようございます。

 時々、夜の8時を過ぎると、眠くなってしまいます。それでシュラフに潜り込んで横になる。でも11時頃には目が覚めて、また寝るのですが……

 昨日はそのパターンでした。眠りが浅くて、たくさん夢を見ました。相変わらず、自分の車だけ道に迷って……焦っている夢。軍隊のようなところに所属していて、ついていかなくてはならなかったのに。

 ちょっと焼酎を飲みすぎたようです。それで眠りが浅くなる。反省しています。^^;

 

 

 

          *            *

 

 

  今週も続いて文章術の本を読みます。それで終わりにします。

 

  今回は仕事の文章の書き方の指南書です。エッセイや小説はフィクションの部分を含むけれど、ビジネス文書は〈いかに正確に伝えるか〉を目的に書かれています。

 どうすればうまく〈伝えられるか〉

 

〈文章の書き方〉が正しくなければ、エッセイなどの文章も書けないでしょうから、規則を学びたいのです。

 

あたりまえだけどなかなかできない 文章のルール (アスカビジネス)

あたりまえだけどなかなかできない 文章のルール (アスカビジネス)

  • 作者: 高橋恵治
  • 出版社/メーカー: 明日香出版社
  • 発売日: 2010/05/17
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)
  • 購入: 1人 クリック: 3回
  • この商品を含むブログを見る
 

 以下は、この本から学んだことです。

 たくさんある項目の中から、これはと思ったものを取り上げました。

 

             *               * 

 

 何のためにその文章を書くのか、ハッキリさせよう

  • 文章を書くの目的を意識する。読んだ相手にどんな反応をしてほしいのか? 読んだ相手にどんな行動をとってほしいのか?

書くべきことを5W2Hでピックアップする

 WHO    ……誰が(主語となる人やモノなど)

 WHEN    ……いつ(日付や時間、時期)

 WHERE  ……どこで(地域、場所)

 WHAT     ……何を(対象となる物や事柄)

 WHY    ……なぜ(原因、理由)

 HOW    ……どのように(状況や状態など)

 HOW MUCH……いくらで(値段や売上)

書きたいことを箇条書きでピックアップする

  • とにかく思いつくままに挙げてみることがポイントです。
  • 言っておきたいこと。アピールしたいこと。

読む側の立場になって知りたいことを考えてみよう

  • 自分がその文章を読む側の立場だったら、何を知りたいのか考えてみる。

ピックアップした項目の取捨選択をしよう

  • 必ず書く必要があるもの
  • できれば書いたほうがいいもの
  • 書かなくても大丈夫なもの
  • 文章の目的に照らして必要かどうか?
  • その文章のターゲットにとって必要な情報かどうか?

全体の構成を考えよう

  • 導入
  • 本題
  • まとめ
  • 追伸

導入部分のネタをストックしておこう

  • 見たり聞いたり、読んだりしたもの。最近会った人や、自分の失敗談、どこかへ出かけた話、夢中になっている趣味など、なんでもネタとして使える。

本題はこういう構成でするとうまくいく

  • 時系列(昨年は~でした。今年は~です。来年は~したいと思います)
  • 総論→各論(一言でいうと~です。具体的には、次の3つからできています)
  • 概要→詳細(◯月◯日に☓☓を開催します。詳細は~)
  • 結論→根拠(この商品は売れると思います。その根拠は次の2点です)
  • 結果→原因(結果的に目標達成することができませんでした。原因としては~)
  • 主張→理由(その件について、私はこう思います。なぜなら~だからです)

目的に合ったまとめの一言を書こう

  • 相手にこうしてほしいということを書く。

追伸を入れよう

  • 読み手に対する気遣いを書く。

とにかく書けるところから書いていこう

  • パラグラフ(段落)ごとにバラバラに書きためておいて、あとからそれをつなぎ合わせて1つの文章にすることも簡単にできてしまいます。(P33) 

基本的な文章作法

  • 段落の最初は1字下げる。
  • カッコの最後の文には(。)はつけない。
  • 句読点や、閉じカッコ、音引き(! 々)などの繰り返し記号は、行頭に来ないようにする。
  • 開きカッコは行末に来ないようにする。

主語と述語が一致するように

  • 無理に長い文章を書こうとせずに、なるべく1つの文は短くするとよい。

同じ語尾が続かないように気をつける

ポイントは――

  • 体言止めを使う。
  • 主語を変えることによって述語を変える。
  • 短い文章であれば、2つの文を1つにする。

「の」「も」「に」が続かないように気をつけよう

「昨日イベント参加者反響は、予想以上に良かったです」

 べつに間違いではないのですが、間延びしています。「昨日のイベント参加者の……」というように直す。

 

「私テニスします」→「私もテニスをします」

「お客様のところ行く前、打ち合わせしましょう」→「お客様のところへ行く前に……」

 

「は」「が」を正しく使い分けよう

 主語につける助詞として、「は」と「が」のどちらを使えばいいのか、迷うことがある。

  • 主語を強調したいときは「が」を使う。
  • 誰も知らない新しい情報のときは「が」を使う。

接続詞を正しく使いこなそう

  •  エッセイなどには多用すべきではない。
  • しかし、ビジネス文書では意識的に用いるべき。接続詞がナビゲーターの役割をしてくれるからです。
  • 接続詞に注意して読んでいくと、いちいち「この文とこの文はどういう関係なんだろう?」と頭を悩ませる必要がないので、読む方は楽に読めるわけです。

読点の打ち方

  • 接続詞のあと
  • 主語のあと
  • 話が変わるところ
  • 声に出して読むときに、息継ぎするところ

修飾語は修飾される言葉の近くに置こう

 

「です・ます調」と「だ・である調」の混在は避けよう

 

「れる」「られる」を使うときは注意しよう

  • 書いている内容に自信がないかのような印象を読み手に与えてしまう。
  • 「受け身」の他に「尊敬」や「可能」の意味もあるので、どの意味で使っているのかわかりにくくなるケースもある。

「~たり」を使ったら、次も「~たり」を使おう

  •  「この上で飛んだり走らないで下さい」→「この上で飛んだり、走ったりしないで下さい」

文章を書き終えたら、必ず声に出して読み返そう

  • 声に出して読んだ方が、文章のリズムや言い回しのおかしなところが発見しやすくなる。

尊敬語を正しく使おう

  1. 「お」「ご」をつけるタイプ。「お出かけ」「ご連絡」など。
  2. 「お(ご)~なる」タイプ。「お話になる」「お見えになる」など。
  3. 「~(ら)れる」タイプ。「言われる」「来られる」など。
  4. 全く違った言葉になるタイプ。「見る→ご覧になる」「知る→ご存じ」など。

謙譲語を正しく使おう

 謙譲語というのは、自分や身内のことを低めて言うことによって、相手へ敬意う示す表現のこと。

  1. 「お(ご)~する」タイプ。「ご説明する」「お待ちする」など。
  2. 「~いたします」タイプ。「ご連絡いたします」など。
  3. 全く違った言葉になるタイプ。「食べる→いただく」「見る→拝見する」など。

丁寧語を正しく使おう

 丁寧語というのは、相手や自分に関係なく、上品で丁寧な言葉遣いをすることによって、相手を敬う気持を示す表現のこと。

  1. 「~です」「~ます」タイプ。「そうです」「言います」など。
  2. 「お~」「ご~」タイプ。「お仕事」「ご意見」など。
  3. 全く違った言葉になるタイプ。「僕→私」「誰→どなた様/どちら様」など。

二重敬語はなるべく使わないようにしよう

  • 「本日の会議には、社長もご出席になられます」→「~、社長もご出席になります」
  • お召し上がり→召し上がり。おっしゃられる→おっしゃる。ご覧になられ→ご覧になり。お見えになられ→お見えになり。

尊敬語と謙譲語を混同しないようにしよう

「こちらに参られる時は、ご一報ください」

 どこがおかしいか、というと、謙譲語の「参る」に尊敬語の「れる」をつけている。正しくは、「こちらにお越しになる時は、ご一報ください」

  • 拝聴されますか?→お聞きになりますか?
  • 拝見されてください→ご覧になって下さい

誰の行為なのかをよく考えて敬語を使い分けよう

  • その行為や状態が誰のものかを考える。相手のものなら敬語をつける。自分のものならつけない。

なるべく肯定文で書こう

  • 否定文より肯定文のほうが、すんなりと頭に入ると言われています。何かを伝える場合には「してほしくないこと」を書くよりも、「してほしいこと」を書くほうが効果的です。

二重否定など誤解を招く表現は避けよう

  • 回りくどい言い方は誤解を招く。

専門用語や業界用語を使うときは注意しよう

 

むやみにカタカナ語を使うのはやめよう

 

表記を統一しよう

  • 本来の意味で使う場合は漢字、そうでない場合はひらがな。
  • (彼は言った 成功という二文字には)(の過ぎゆくままに そのとき、彼は)(京都に行こう これでうまくいくはずだ)(電車が来た 暖かくなってきた)など。

 一文の長さは60文字を目安とし長い文章は2つに分けよう

  • 60文字を目安とする。
  • 一文に2つ以上の話を入れない。

適度に改行し、小見出しも入れよう

 

小見出しの付け方を覚えておこう

  • 内容の要約パターン――そのブロックの文章の内容の要約を小見出しにする。
  • キャッチコピー的バターン――思わず読んでみたくなるようなコピーで。
  • 印象的な言葉やフレーズを抜き出すバターン

箇条書きを使いこなそう

  • 項目が多いときは関連する項目ごとにいくつかのグループに分ける。
  • 並べる順番に何らかの規則性を持たせる。
  • 文頭に番号や記号をつける。
  • 1項目1事項にする。
  • 簡潔に書く。
  • 文末を統一する。

係り受けをきちんと覚えておこう

  • 必ずしも、~です。→必ずしも、~ではありません。
  • まったく、~です。→まったく、~ではありません。
  • なぜなら、~です。→なぜなら、~だからです。

文章をわかりやすくする5つの技法をマスターしよう 

  • 例示   ――具体的なものを例に上げて示すこと。
  • 比較   ――「以前は~だったが、いまは~」比較する。
  • 引用   ――引用してデータの根拠を示したり信憑性を高めたりする。
  • 比喩   ――喩えることでわかりやすく伝える。
  • エピソード――エピソードを書くことで理解を深めてもらう。

「頭痛が痛い」のような重言は避けよう

  • まず最初に→最初に。一番最後に→最後に。存亡の危機→存亡の機。あとで後悔する→あとで悔やむ。船に乗船する→船に乗る。後ろにバックする→後ろに下がる。

 

 

             *               * 

 

 この本から、普段使う文章にも応用できる項目を書き出してみました。

 文章を書くときには、気をつけなければならないことがたくさんあります。

 書き終わった後の推敲が大事だと知りました。

 

   

 

 

  …………      …………      …………      …………

 

     読んでいただいて、ありがとうございました。 

     誰もが穏やかで、幸せでありますように。